201-QC/BCSĐ, Chương IV, Điều 12

QUYẾT ĐỊNH 201-QĐ/BCSĐ

Chương IV. TỔ CHỨC QUẢN LÝ, XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN, ĐI, CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ TÀI LIỆU HỌP CỦA BAN CÁN SỰ ĐẢNG

Điều 12. Công tác chuẩn bị, quản lý, xử lý hồ sơ, tài liệu cho các cuộc họp, phiên họp của Ban cán sự Đảng

1. Các đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung báo cáo, trình Ban cán sự Đảng tại cuộc họp, phiên họp của Ban cán sự Đảng chủ động cung cấp thông tin, hoàn thiện hồ sơ trình và gửi về Văn phòng Ban cán sự Đảng ít nhất trước 03 ngày làm việc để Văn phòng Ban cán sự Đảng tổng hợp, báo cáo Bí thư Ban cán sự Đảng xem xét, quyết định đưa vào chương trình họp của Ban cán sự Đảng.

2. Trong trường hợp cuộc họp đột xuất theo chỉ đạo của Bí thư Ban cán sự Đảng, các đơn vị chủ trì chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, phối hợp với Văn phòng Ban cán sự Đảng tổ chức cuộc họp đảm bảo kịp thời, đầy đủ.

a) Đơn vị có văn bản gửi Văn phòng Ban cán sự Đảng cung cấp thông tin về: Chủ đề, nội dung chính đơn vị dự kiến báo cáo; thời gian, phiên họp đơn vị dự kiến trình; dự thảo nghị quyết; ý kiến của Bí thư Ban cán sự Đảng, Bộ trưởng đồng ý đưa nội dung do đơn vị đề xuất, tham mưu ra họp để xin ý kiến Ban cán sự Đảng; chương trình và thời lượng dự kiến; thông tin đề xuất thành phần tham dự họp ngoài Ban cán sự Đảng và các nội dung khác (nếu có).

b) Đơn vị được giao chuẩn bị nội dung báo cáo phải chuẩn bị hồ sơ cho cuộc họp, phiên họp Ban cán sự Đảng gồm: Tờ trình Ban cán sự Đảng về nội dung họp kèm theo đầy đủ tài liệu, hồ sơ có liên quan được sắp xếp theo trình tự và đủ số lượng bộ theo thành phần dự họp.

3. Văn phòng Ban cán sự Đảng tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của đơn vị; rà soát và đề nghị đơn vị bổ sung, hoàn thiện (nếu cần); gửi trước hồ sơ, tài liệu họp đến các Thành viên Ban cán sự Đảng để nghiên cứu, có ý kiến tham gia tại cuộc họp. Đối với đại biểu (theo đề xuất của đơn vị, hoặc theo chỉ đạo của Ban cán sự Đảng) thuộc thành phần tham dự họp không phải là thành viên Ban cán sự Đảng, căn cứ nội dung cuộc họp hoặc từng phiên họp mà Văn phòng Ban cán sự Đảng chủ động đề nghị đơn vị chủ trì gửi hồ sơ, tài liệu đến đại biểu. Văn phòng Ban cán sự Đảng phối hợp với đơn vị gửi tài liệu đến đại biểu trong một số trường hợp cần thiết.

4. Kết thúc cuộc họp Ban cán sự Đảng, đơn vị chủ động thu lại những hồ sơ, tài liệu cần thiết thuộc nội dung của đơn vị. Văn phòng Ban cán sự Đảng không lưu trữ và quản lý hồ sơ, tài liệu họp Ban cán sự Đảng thuộc nội dung đơn vị đề xuất.